Jak rozliczyć samochód na firmę?

Większość firm posiada floty samochodów. Są one finansowane na różne sposoby, zazwyczaj w formie leasingu i wynajmu długoterminowego, rzadziej kredytu. Wyjaśniamy jak rozliczyć samochód na firmę, jakie podatki płacą firmy i co ma wpływ na ich obniżenie.

Samochód firmowy zwykle jest spłacany w formie leasingu, kredytu lub wynajmu długoterminowego i stanowi część comiesięcznych kosztów związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Oczywiście wiąże się to również z podatkami. Wyjaśniamy jak rozliczyć samochód na firmę i jak możemy obniżyć podatki, którymi jako przedsiębiorcy jesteśmy obciążeni.

Jakie podatki płacą firmy?

Najpopularniejszym z podatków jest PIT, czyli podatek dochodowy. Obecne przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 641)^[1] zakładają dwa progi podatkowe. Pierwszy z nich zakłada stawkę w wysokości 12 proc. i dochody firmy nieprzekraczające 120 000 zł w skali roku. W przypadku dochodów powyżej 120 000 zł stawka ta wynosi 32 proc. Z kolei w przypadku firm o dochodach rocznych do 30 000 zł stawka podatku PIT wynosi 0 proc. W przypadku przedsiębiorców opodatkowanych liniowo stawka ta wynosi 19 proc., niezależnie od rocznych dochodów.

Pamiętajmy, że dochód jest zwykle znacznie mniejszy niż przychód, gdyż obejmuje faktyczny zysk przedsiębiorcy, po odliczeniu kosztów związanych z prowadzeniem działalności jak np. świadczeń dla pracowników, czynszu czy kosztów energii i pozostałych mediów.

Jak obniżyć podatki w prowadzonej działalności?

Często przedsiębiorcy nabywają na firmę różne sprzęty, w tym samochody, aby zwiększyć koszty prowadzonej działalności, a tym samym zmniejszyć stawkę podatku dochodowego. Przedsiębiorca ma bowiem prawo odliczyć VAT od zakupionych towarów, pod warunkiem że nabył je od innego podmiotu mogącego odliczać podatek VAT. Wówczas zmniejsza on kwotę VAT-u do rozliczenia w Urzędzie Skarbowym lub też wychodzi na plus i jeszcze może ubiegać się o zwrot. Jest to szczególnie opłacalne w sytuacji, gdy sprzedajemy nasz towar lub usługę klientom z zagranicy. Wówczas nie doliczamy VAT-u do sprzedaży, ale nadal mamy prawo odliczać VAT od zakupów. W koszty prowadzenia firmy można wrzucić również wydatki związane z posiadaniem własnego biura lub biura coworkingowego.

Leasing, wynajem i kredyt - finansowanie samochodu podstawowe różnice

Poniżej przygotowaliśmy tabele z krótką charakterystyką poszczególnych rodzajów finansowania.

Jak rozliczyć samochód w leasingu?

Jeżeli zdecydujemy się na samochód w leasingu finansowym, musimy opłacić VAT jednorazowo, z góry. Ma to miejsce w momencie wydania samochodu do korzystania. VAT naliczamy od ceny nabycia, czyli sumy rat leasingowych. Zachowujemy wówczas prawo do odliczenia podatku VAT.

- W przypadku, gdy przedsiębiorca zdecydował się na leasing finansowy i wykorzystuje samochód o dmc do 3,5 tony wyłącznie do celów firmowych, prowadzi kilometrówkę, zgłosił auto do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 i posiada regulamin korzystania z auta w firmie, może odliczyć 100 proc. podatku VAT. Natomiast w sytuacji, gdy dany przedsiębiorca korzysta z samochodu zarówno do celów służbowych jak i prywatnych, to ma możliwość odliczenia 50 proc. podatku VAT. W przypadku leasingu operacyjnego VAT jest rozliczany w comiesięcznych ratach. Oczywiście decydując się na tę formę finansowania, również mamy prawo odliczenia podatku VAT. Wysokość odliczenia zależy tu od tych samych czynników co w przypadku leasingu finansowanego, czyli głównie od sposobu użytkowania samochodu - wyjaśnia Michał Rupik, Dyrektor ds. Finansowania Samochodów Osobowych w Superauto.pl.

Po zakończeniu umowy leasingu, w przypadku leasingu operacyjnego, możemy wykupić samochód na firmę za kwotę ustaloną w umowie. Następnie mamy możliwość zaliczenia samochodu do środków trwałych lub też zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów, o ile wartość pojazdu na fakturze wykupowej nie przekracza 10 000 zł (netto w przypadku przedsiębiorców lub brutto dla osób fizycznych).

Jeśli kwota wykupu jest niższa niż 10 000 zł, nadal możemy zaliczyć go do środków trwałych i amortyzować. Wykupując samochód na firmę wciąż możemy odliczyć podatek VAT na podstawie faktury wykupowej. Przy zmianie sposobu wykorzystywania samochodu po wykupie należy dokonać korekty podatku VAT. Jest to obowiązkowe w przypadku zmiany sposobu użytkowania ze służbowego na mieszany w okresie 60 miesięcy od nabycia pojazdu. Przy wykupie samochodu na cele prywatne nie mamy natomiast możliwości odliczenia podatku VAT.

Po zmianach w prawie z 1 stycznia 2022 roku sprzedając samochód przed upływem 6 lat - licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym samochód został wykupiony z leasingu na cele prywatne, będziemy zobowiązani uiścić podatek dochodowy jakbyśmy sprzedawali pojazd w ramach działalności gospodarczej, gdyż do tego czasu samochód traktowany jest jako majątek firmy. Podatek dotyczy wartości rynkowej pojazdu.

Od 2019 roku w przypadku samochodów spalinowych o wartości do 150 000 zł lub elektrycznych o wartości do 225 000 zł istnieje możliwość wrzucenia 100 proc. wydatków leasingowych (w przypadku korzystania z auta w celach służbowych) w koszty. W przypadku samochodów o wartości powyżej 150 000 zł powinniśmy bazować na tzw. “podwójnym limicie”, czyli wliczaniu do kosztów uzyskania przychodu z jednej strony wydatków na leasing (wpłatę wstępną oraz raty), a z drugiej strony, już po wykupie pojazdu, dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych. Wówczas kwota na fakturze wykupu powinna wynosić co najmniej 150 tys. zł w przypadku auta spalinowego lub 225 tys. zł dla auta elektrycznego.

Warto też dodać, że kwotę składek ubezpieczenia OC można wliczyć w 100 proc. w koszty uzyskania przychodu, bez względu na wartość pojazdu.

Krótko mówiąc, w przypadku samochodów o wartości do 150 000 zł do kosztów uzyskania przychodu nadal zaliczamy wpłatę wstępną, raty i kwotę wykupu. Koszty eksploatacyjne zaliczamy w 75 proc. ich wartości w przypadku wykorzystywania auta do celów mieszanych, a 100 proc. w przypadku celów mieszanych. W przypadku aut o wartości powyżej 150 000 zł najlepiej wziąć leasing na krótki okres, np. 2 lata, w połączeniu z wysokim wykupem, jednak nieprzekraczającym 150 000 zł. Przykładowo, jeśli auto kosztuje 300 000 zł, to każdą ratę leasingu lub najmu wrzucamy w koszty działalności w proporcjach 150 000/300 000, czyli ½. Następnie mnożymy kwotę raty przez proporcję i wynik dajemy w koszty.

Jak rozliczyć samochód w najmie długoterminowym?

W przypadku wynajmu długoterminowego koszt stanowi rata miesięczna, a jedynym dodatkowym kosztem eksploatacji pojazdu ponoszonym przez wynajmującego jest paliwo. Z perspektywy kwoty czynszu na najem, koszt uzyskania przychodu należy uwzględnić w 13 kolumnie KPIR, czyli pozostałych wydatkach w kwocie wpisanej w pole “wartość netto” na fakturze. W przypadku faktury VAT powinien w rejestrze VAT określić wysokość podatku VAT (50 lub 100 proc., w zależności od sposobu wykorzystywania samochodu). Możemy również rozliczać wydatki na paliwo oraz na myjnie i autostrady.

Podobnie jak w przypadku leasingu, mamy do czynienia z limitem wartości wynajmowanego samochodu wynoszącym 150 000 zł. Jeśli wartość pojazdu przekracza 150 tys. zł, wówczas fakturę za wynajem długoterminowy wciąż możemy uwzględnić w kosztach, jednak w wartości proporcjonalnej, tak jak ma to miejsce w przypadku leasingu. 

Kredyt samochodowy a podatki

W przypadku kredytu, w kosztach nie uwzględnimy całej raty, lecz część odsetkową. Aby to było możliwe, samochód musi być wykorzystywany w celach związanych z prowadzoną działalnością. Musimy też wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych. Możemy odliczyć odsetki jedynie od już opłaconych rat. Poza tym pamiętajmy, że odsetki nie są zaliczane do podatku VAT.

Jeśli chodzi o odliczenie podatku VAT, jego wysokość zależy od sposobu używania auta w firmie, tak samo jak ma to miejsce w leasingu i w wynajmie długoterminowym. Samochód w kredycie możemy też amortyzować.

Podsumowanie

Podsumowując właściwe rozliczenie samochodu przyniesie wiele finansowych korzyści w prowadzonej firmie. Warto podejść do niego na chłodno i wybrać najbardziej optymalny pod kątem prowadzonej działalności i naszych oczekiwań rodzaj finansowania. Każdy z nich ma swoje zalety i wady, jednak najbardziej optymalną opcją dla przedsiębiorcy wydaje się leasing, choć pozostałe formy również mają sporo atutów.