Błąd w danych kontrahenta a korekta JPK_VAT

Pomyłki w fakturach są czymś co zdarza się i będzie zdarzało. W pierwszym rzędzie skorygowania takiego dokumentu powinien dokonać wystawca. W ściśle określonych przypadkach ustawodawca dopuszcza jednak dokonanie korekty przez nabywcę. W związku z tym, że korekty dokonać może każda ze stron transakcji, dla każdej z nich przewidziany jest odpowiedni tryb korekty.

Zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki (z wyjątkiem ściśle określonych a stanowiących pomyłki rachunkowe) może wystawić fakturę zwaną notą korygującą. Błędy mające wpływ na kwotę podatku, który wykazany zostaje w fakturze poprawione mogą zostać wyłącznie przez wystawcę dokumentu, a więc przez sprzedawcę w drodze korekty faktury.

Nota korygująca użyta może zostać w przypadku, gdy błąd dotyczy elementów opisowych faktury, są to na przykład:

• błędny adres jednego lub drugiego kontrahenta,
• nieprawidłowy numer NIP,
• błędnie wskazana data sprzedaży, odbioru towaru, termin płatności,
• błędny numer rejestracyjny samochodu w przypadku zakupu paliwa,
• nieprawidłowe oznaczenie towaru/usługi .

W przypadku gdy nota korygująca wystawiana jest w sposób tradycyjny i w taki sposób dostarczana nabywcy/usługobiorcy musi być sporządzona w dwóch egzemplarzach.

Nie jest niezbędne, aby na nocie korygującej używać oznaczeń ORYGINAŁ/KOPIA lecz jeżeli zostaną one zastosowane oryginał powinien znaleźć się w posiadaniu nabywcy kopia zaś winna zostać pozostawiona u wystawcy.

Rolą wystawcy poprawionej notą faktury jest zaakceptowanie otrzymanego dokumentu poprzez złożenie swego podpisu i odesłanie jednego z otrzymanych egzemplarzy wystawcy. Wówczas mówić można, iż operacja taka wywołała skutki prawne.

Ustawa o VAT używa sformułowania „akceptacja” jako zadanie otrzymującego ją. O ile podpisanie w wypadku dokumentu w formie papierowej jest oczywiste, o tyle w odniesieniu do innych form istnienia tego dokumentu ustawodawca pozostawił kontrahentom dowolność.

Jednolity Plik Kontrolny jest działającym od kilku lat w polskich realiach zestawem informacji o zakupach i sprzedaży, dla których podstawę stanowi ewidencja VAT prowadzona przez podatnika VAT za dany okres. Przesyłany jest w wersji elektronicznej do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Dzieje się tak nawet w przypadku, gdy podatnik rozlicza VAT kwartalnie. Wygenerowanie pliku JPK_VAT polega na przetworzeniu informacji z rejestrów zakupu i sprzedaży do określonego urzędowo formatu.

Jednym z zadań, które winien zrealizować ów plik jest dostarczenie informacji, z jakimi kontrahentami zawierane były transakcje. Aby było to możliwe należy ich oczywiście zidentyfikować, by bezbłędnie możliwe było stwierdzenie strony transakcji handlowej.

Wynika z tego, iż w przypadku, gdy w nazwie kontrahenta miał co prawda miejsce błąd lecz nie jest on takiej wagi, że czyni jego ustalenie niemożliwym pliku JPK_VAT nie trzeba zmieniać w żaden sposób. Z kwestią umieszczenia, bądź nie, korekty w pliku JPK_VAT trudność polega na tym, iż zagadnienie to nie zostało ujęte w ramy prawne. Możliwe jest więc w miarę dowolne podejście. Nie znaczy to jednak, że podatnicy nie otrzymali żadnych wskazówek jakie postępowanie uznane zostanie za prawidłowe.

Zalecenia Ministerstwa Finansów

Faktura powinna być skorygowana poprzez podanie właściwych danych nabywcy. Zmiana błędnych danych nabywcy może zostać dokonane poprzez:

• wystawienie przez nabywcę noty korygującej (nota wymaga akceptacji wystawcy faktury).
• wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Na fakturze korygującej powinny być wskazane prawidłowe dane nabywcy. Skorygowanie faktury przez sprzedawcę nie powinno polegać na jej „wyzerowaniu”, lecz na zastąpieniu błędnych danych danymi poprawnymi.

Faktura, w której występują błędy jedynie w nazwie nabywcy (NIP oraz adres są prawidłowe) pozwala przedsiębiorcy odliczyć VAT. Nabywca w takiej sytuacji wykaże ją w swojej ewidencji oraz informacji JPK_VAT.

Błąd w nazwie nabywcy jest błędem formalnym i nie ma wpływu na ważność faktury, pod warunkiem, że inne elementy zawarte na fakturze jednoznacznie pozwalają określić strony transakcji (o ile oczywiście nabywca jest stroną transakcji i nabył towar/usługę).

Nabywca

Nabywca powinien wystawić notę korygującą nieprawidłową nazwę i przekazać ją do akceptacji odbiorcy, chyba że otrzyma fakturę korygującą. Nabywca ma wówczas prawo do odliczenia podatku naliczonego z wadliwie wystawionej faktury w terminach przewidzianych w ustawie o VAT, nawet gdy w tych terminach nabywca nie otrzyma podpisanej przez wystawcę faktury noty korygującej, ponieważ tego rodzaju wady techniczne nie mają wpływu na możliwość odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę, przy spełnieniu przesłanek z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (i niespełnieniu przesłanek wyłączających odliczenie, o których mowa w art. 88 ustawy).

Dostawca

Dostawca jest zobowiązany wykazać w ewidencji oraz informacji JPK_VAT fakturę z błędną nazwą nabywcy. Błąd w nazwie nabywcy nie ma bowiem wpływu na obowiązek rozliczenia podatku z tytułu zrealizowanej transakcji. Następnie sprzedawca jest zobowiązany wystawić fakturę korygującą, chyba że wcześniej otrzymał notę korygującą od nabywcy.

W sytuacji, gdy faktura korygująca została wystawiona już po złożeniu informacji JPK_VAT, a w przesłanym JPK_VAT sprzedawca wykazał błędne dane nabywcy wynikające z wystawionej faktury pierwotnej - należy złożyć korektę JPK_VAT.

W poprawnie sporządzonej korekcie JPK_VAT, poza błędnie wykazana fakturą, należy wykazać storno tej błędnej faktury z kwotami na „-„ podając numery faktury pierwotnej (błędnej) oraz wprowadzić kolejny zapisz z prawidłowymi danymi nabywcy z numerem faktury pierwotnej.

Zapisy powyższe można byłoby zastąpić jednym poprawnym zapisem, jedynie w sytuacji, gdy wystawienie faktury pierwotnej i korygującej miałoby miejsce, jeszcze przed przesłaniem JPK_VAT za dany okres. W sytuacji, gdy opisywana zmiana dotycząca danych nabywcy nastąpiła już po złożeniu JPK_VAT, należy postąpić tak jak opisano powyżej.

Powyższe wskazania w zakresie sposobu dokonywania zapisów korygujących w JPK_VAT (stornujących) –mają formę zaleceń.

Szczególne zasady ujmowania korekt faktur mogą być dokonywane odmiennie w zależności od możliwości technicznych oprogramowania wykorzystywanego przez podatnika do prowadzenia ewidencji VAT.

Odmienne zasady ewidencji stosowane przez podatnika, wymuszone np. posiadanym programem mogą wiązać się koniecznością wyjaśnienia niezgodności w rozliczeniu VAT, zidentyfikowanych przez organy Krajowej Administracji Skarbowej, na podstawie przesłanych informacji JPK_VAT.

Redakcja podatki.biz