Drugi samochód w ramach leasingu w kosztach jednoosobowej firmy

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ograniczają możliwości wykorzystywania na potrzeby działalności gospodarczej różnych środków transportu, w tym także samochodów osobowych oraz ilości zakupionych środków transportu. Warunkiem koniecznym dla uznania wydatków poniesionych na określony składnik majątku, w tym przypadku samochodu osobowego, za koszt uzyskania przychodów jest jego wykorzystywanie na potrzeby i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca, we wniosku o interpretację, wyjaśnił, że prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której świadczy usługi prawnicze. Obecnie w ramach działalności gospodarczej na podstawie umowy najmu długoterminowego wykorzystuje jeden samochód. Umowa kończy się w październiku 2024 r. Dlatego planuje zawrzeć umowę leasingu operacyjnego na samochód podobnej klasy i gabarytów oraz umowę leasingu operacyjnego, najmu długoterminowego lub inną umowę o podobnym charakterze na drugi samochód osobowy. Umowa na drugi samochód będzie spełniać warunki określone w art. 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przedsiębiorca zaznaczył, że nie będzie prowadził ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług. Wartość drugiego samochodu nie będzie przekraczać 150 tys. zł. Oba samochody będą wykorzystywane w działalności gospodarczej w sposób mieszany. Specyfika działalności przedsiębiorcy wymaga częstego przemieszczania się, konieczności spotkań na terenie całego kraju. Również w przypadku awarii, serwisowania jednego z samochodów lub złych warunków pogodowych uzasadnione jest posiadanie drugiego samochodu. Jak wskazał we wniosku przedsiębiorca, w razie potrzeby (w ww. przypadkach) używanie drugiego samochodu uchroni i zabezpieczy przed utratą przychodów obecne źródło przychodów.

W związku z powyższym przedsiębiorca zapytał, czy do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć koszty związane z używaniem drugiego samochodu osobowego w ramach leasingu operacyjnego, najmu długoterminowego lub innej umowy o podobnym charakterze, tj. opłaty leasingowe/czynsz najmu oraz koszty związane z utrzymaniem i eksploatacją (paliwo, zakup i serwis opon, dodatkowe wyposażenie samochodu (dywaniki samochodowe, bagażnik), materiały eksploatacyjne, serwis i konserwacja), a także koszty ubezpieczenia.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji stwierdził:

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie, wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodów. Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków należy wziąć pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągniecia przychodów, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągniecia przychodów.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ograniczają możliwości wykorzystywania na potrzeby działalności gospodarczej różnych środków transportu, w tym także samochodów osobowych oraz ilości zakupionych środków transportu. Warunkiem koniecznym dla uznania wydatków poniesionych na określony składnik majątku, w tym przypadku samochodu osobowego, za koszt uzyskania przychodów jest jego wykorzystywanie na potrzeby i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Jak podkreślił Dyrektor KIS, wykazanie związku przyczynowo-skutkowego między wykorzystywaniem samochodu a osiągniętym przychodem spoczywa na przedsiębiorcy. To on będzie osiągać korzyści polegające na możliwości zaliczenia wydatków poniesionych w związku z leasingiem/najmem długoterminowym/inną umową o podobnym charakterze drugiego samochodu osobowego i jego eksploatacją do kosztów uzyskania przychodów i tym samym obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Brak jest przeszkód prawnych, aby w prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorca wykorzystywał kilka samochodów osobowych, o ile jest to uzasadnione rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli zatem charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej (np. jej rozmiar, sposób wykonywania usług) uzasadnia wykorzystywanie w tej działalności gospodarczej dwóch środków transportu (samochodów), to (co do zasady) wydatki związane z tymi pojazdami - w ustawowych granicach - mogą stanowić koszty uzyskania przychodów tej działalności.

Natomiast możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków z tytułu używania samochodu osobowego dotyczy wykorzystywania samochodu osobowego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym podatnik jest zobowiązany prowadzić ewidencję, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, potwierdzającą wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej. W przypadku nieprowadzenia przez podatnika tej ewidencji, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika. Zasady tej jednak nie stosuje się, jeżeli podatnik na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie jest zobowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, z wyjątkiem przypadku, gdy brak tego obowiązku wynika z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a ustawy o podatku od towarów i usług.

Zatem, gdy samochód osobowy będący przedmiotem leasingu jest wykorzystywany do celów mieszanych, to ponoszone wydatki na opłaty leasingowe będą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Należy jednak mieć na uwadze ograniczenia, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46a-47a oraz art. 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zawarcie umowy leasingu operacyjnego skutkuje tym, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tę część opłat leasingowych (w części dotyczącej spłaty wartości samochodu), która proporcjonalnie do ceny samochodu nie przekracza 150 000 zł. Wobec tego, jeżeli wartość samochodu będącego przedmiotem leasingu nie przekroczy 150 000 zł, to wydatki te będą kosztem w pełnej wysokości. W odniesieniu do części odsetkowej raty leasingu operacyjnego podkreślić należy, że jest to koszt, jaki przedsiębiorca ponosi w związku z użytkowaniem przedmiotu leasingu. Odsetki nie mają związku z wartością pojazdu ani nie są kosztem związanym z jego eksploatacją. Oznacza to, że część odsetkowa też będzie stanowić w całości koszt uzyskania przychodów.

Natomiast odnośnie do kosztów eksploatacyjnych (paliwo, zakup i serwis opon, dodatkowe wyposażenie samochodu - dywaniki samochodowe, bagażnik, materiały eksploatacyjne, serwis i konserwacja), na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 75% wydatków poniesionych z tytułu używania drugiego samochodu osobowego. Skoro samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 25% wydatków poniesionych w związku z jego używaniem.

Składki na ubezpieczenie samochodu osobowego, którego wartość przyjęta dla celów ubezpieczenia nie przekracza 150 000 zł stanowią w całości koszt uzyskania przychodów.

Powyższe warunki zaliczenia poniesionych wydatków związanych z drugim samochodem osobowym do kosztów uzyskania przychodów mają również zastosowanie w przypadku gdy przedsiębiorca podpisze umowę najmu długoterminowego lub inną umowę o podobnym charakterze.

Podsumowując, zawarcie umowy leasingu operacyjnego/najmu długoterminowego/innej umowy o podobnym charakterze skutkuje tym, że do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca może zaliczyć opisane wydatki związane z drugim samochodem, z zastosowaniem ograniczeń wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Interpretacja indywidualna z 23 maja 2024 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.182.2024.1.AA - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - pełna treść interpretacji

Redakcja podatki.biz