Kasy fiskalne w 2025 i 2026 roku. Jakie zmiany w zwolnieniach proponuje MF?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia ws. zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Rozporządzenie zawiera unormowania dotyczące zwolnień na okres 2 lat (2025-2026). MF proponuje utrzymać na dotychczasowym poziomie kryterium wartości sprzedaży, tj. 20 tys. zł dla podmiotów kontynuujących, jak i dla rozpoczynających działalność gospodarczą. Wśród czynności zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji wymienionych w załączniku nie znalazły się jednak czynności takie jak dostawa towarów przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, czy świadczenie usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta. Zaproponowano także rozszerzenie katalogu wyłączeń ze zwolnień.

Obecnie zakres zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących został wyznaczony rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 2605), zwanym dalej „rozporządzeniem 2023”. Zgodnie z tym rozporządzeniem zwolnienia, co do zasady, przestają obowiązywać z dniem 1 stycznia 2025 r. Brak publikacji nowego aktu skutkowałby objęciem z dniem 1 stycznia 2025 r. obowiązkiem stosowania kas rejestrujących wszystkich podatników korzystających dotychczas ze zwolnień z prowadzenia ewidencji w tej formie.

Zwolnienia przedmiotowe

W § 2 projektowanego rozporządzenia przewiduje się, analogicznie jak w rozporządzeniu 2023, zwolnienie dla czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia. Katalog czynności wymienionych w załączniku nie ulegnie zasadniczo zmianom. Wśród czynności wymienionych w załączniku nie znalazły się jednak czynności takie jak:

1. dostawa towarów przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar,

2. świadczenie usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w:

a) bilonie lub banknotach, lub

b) innej formie (bezgotówkowej), jeżeli z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę lub czynność jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła,

które korzystały ze zwolnienia przedmiotowego w związku z poz. 39 i 40 załącznika do rozporządzenia 2023.

Natomiast w załączniku dodano czynności (dostawę towarów i świadczenie usług) dokonywane przez podatników bez siedziby w Polsce, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT (tzw. unijne zwolnienie podmiotowe) na podstawie art. 113a ustawy.

Zwolnienia podmiotowe

W § 3 projektu rozporządzenia zamieszczono katalog zwolnień podmiotowych i podmiotowo-przedmiotowych wynikających z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży. Proponuje się utrzymanie na dotychczasowym poziomie kryterium wartości sprzedaży, tj. 20 000 zł dla podmiotów kontynuujących, jak i dla rozpoczynających działalność gospodarczą (dla tych ostatnich liczone w proporcji do okresu wykonywania czynności dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w danym roku podatkowym).

Odnosząc się do zwolnień podmiotowo-przedmiotowych, utrzymano system zwolnień u podatników, u których udział wartości dostaw towarów i świadczonych usług wymienionych w części I załącznika do rozporządzenia w wartości sprzedaży z działalności określonej w art. 111 ust. 1 ustawy jest większy niż 80%.

W projektowanym § 3 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia utrzymano tytuł zwolnieniowy dla jednostek samorządu terytorialnego w zakresie czynności wykonywanych przez ich jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 280), które na dzień 31 grudnia 2016 r. korzystały ze zwolnienia, o którym mowa w art. 8 ust. 2 tej ustawy, a także dla jednostek samorządu terytorialnego, jeżeli ich jednostki organizacyjne na dzień 31 grudnia 2016 r. korzystały ze zwolnienia z takiego obowiązku.

W projektowanym § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia utrzymano regulację wyłączającą ze sprzedaży, o której mowa w § 3 ust. 1 rozporządzenia, czynności dostawy nieruchomości oraz dostawy towarów i świadczenia usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji. Powyższe pozwala eliminować sprzedaż, która niejako zaburza obraz (co do skali realizowanej działalności określonej w art. 111 ust. 1 ustawy). W przeciwnym razie podatnik dokonujący jednorazowo zbycia np. nieruchomości „skonsumowałby” całą wartość sprzedaży uprawniającą go do korzystania ze zwolnienia.

W § 3 ust. 3 pkt 2 projektu rozporządzenia utrzymano regulację stanowiącą, że na potrzeby korzystania ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, przy obliczaniu wartości sprzedaży nie uwzględnia się należnego podatku od towarów i usług. Jest to przepis uściślający, eliminujący wszelkie wątpliwości, które mogłyby się pojawić w sytuacji ustalania obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas.

Wyłączenia ze zwolnień przedmiotowych i podmiotowych

W § 4 projektu rozporządzenia zawarto katalog czynności, do których nie mają zastosowania zwolnienia określone w § 2 i § 3 rozporządzenia. Wykonanie tych czynności rodzi konieczność prowadzenia ewidencji sprzedaży (w stosunku do tych czynności bowiem nie stosuje się zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3). W celu przeciwdziałania nadużyciom proponuje się utrzymanie nadal zasady wyłączenia ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących czynności, które były wymienione w § 4 rozporządzenia 2023. Dodatkowo, mając na uwadze postulaty zgłaszane przez organy kontrolne KAS w projekcie rozporządzenia proponuje się rozszerzenie ww. katalogu poprzez objęcie bezwzględnym obowiązkiem prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących:

1. Dostawy:

a) wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 oraz wyrobów z konopi (rodzaj: Cannabis) klasyfikowanych do CN 1211, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania,

b) wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania,

c) węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych,

d)  towarów przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar.

2. Świadczenie usług:

a) parkingu samochodów i innych pojazdów,

b) przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej) – innych niż usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), które są już objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania.

Jednocześnie w zakresie świadczenia usług przy użyciu urządzeń objętych obowiązkiem prowadzenia ewidencji od pierwszej złotówki, w tym wydających bilety, wyłącza się usługi publicznego transportu zbiorowego. Do czynności tych nie będą miały zastosowania tytuły zwolnieniowe wskazane w projekcie rozporządzenia. W przypadku wskazanych dostaw i usług obejmowanych na mocy projektowanego rozporządzenia bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania wymienionych powyżej w pkt 1 lit. d oraz w pkt 2 lit. a oraz b, zasadne jest wprowadzenie stosownego okresu dostosowawczego, tak aby na rynku zapewnione były rozwiązania do montowania w urządzeniach samoobsługowych.

W projektowanym § 4 ust.1 pkt 1 lit.  h-l rozporządzenia (lit. h oraz i w § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia 2023) odstąpiono od podawania kodów PKWiU w kategoriach dotyczących:

a) komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów (PKWiU ex 26 i ex 27.11),

b) sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),

pozostawiając jedynie opis słowny na określenie dostaw objętych bezwzględnym obowiązkiem prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących bez wskazywania odpowiedniego kodu CN. Opisowe, zamiast kodów CN, wskazanie wyłączonych ze zwolnienia kategorii towarów uprości stosowanie tych przepisów.

W załączniku do rozporządzenia zaproponowano natomiast przełożenie kodów PKWiU na kody CN w kategoriach dotyczących:

a) energii elektrycznej, paliw gazowych, pary wodnej, gorącej wody i powietrza do układów klimatyzacyjnych (PKWiU 35),

b) wody w postaci naturalnej (PKWiU 36).

Moment utraty zwolnienia

W § 5 rozporządzenia zawarto uregulowania określające moment utraty zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji. Generalnie utrzymano zasadę, że utrata prawa do zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji następuje po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wystąpiło zdarzenie uniemożliwiające korzystanie z danego tytułu zwolnieniowego. Utrzymano dotychczas obowiązujące uregulowania dotyczące utraty prawa do zwolnienia dla podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego i podmiotowo-przedmiotowego.

Zawarto również uregulowanie stanowiące o tym, że w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1, zwolnienie to traci moc z chwilą wykonania czynności, o której mowa w § 4 ust. 1. W przypadku bowiem wykonywania przedmiotowych czynności, dla których obowiązek prowadzenia ewidencji powstaje jednocześnie z chwilą ich wykonania, uzasadniona jest utrata mocy zwolnienia z tytułu limitu wartości sprzedaży, z chwilą ich wykonania (kontynuacja obecnego rozwiązania). Zapis ten nie powoduje rozszerzenia prawa do zwolnienia dla podatników korzystających ze wszystkich rodzajów zwolnień, zarówno podmiotowych, jak i podmiotowo-przedmiotowych, ponieważ generalna zasada wyłączająca wszystkie tytuły zwolnieniowe wynika z § 4, natomiast ten przepis ma jedynie charakter szczególny i zgodny z przyjętą zasadą ogólną. Regulacja ta nie zmienia stanu prawnego dotychczas obowiązującego.

W § 4 ust. 3 projektu zawarto regulacje, analogiczne jak w rozporządzeniu 2023, stanowiące doprecyzowanie mogących się zrodzić wątpliwości związanych z ewentualnym ustaleniem przez podatników terminu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Załącznik do rozporządzenia

Katalog czynności wymienionych w załączniku nie ulegnie zasadniczo zmianom. Wśród czynności wymienionych w załączniku nie znalazły się jednak czynności takie jak:

1. dostawa towarów przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar,

2. świadczenie usług przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w:

a) bilonie lub banknotach, lub

b) innej formie (bezgotówkowej), jeżeli z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę lub czynność jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła,

które korzystały ze zwolnienia przedmiotowego w związku z poz. 39 i 40 załącznika do rozporządzenia 2023. Wyłączenie z przedmiotowych zwolnień tych czynności ma przyczynić się do uszczelnienia prowadzenia ewidencji. Proponowana zmiana, jak czytamy w uzasadnieniu do projektu nowego rozporządzenia, jest odpowiedzią zarówno na postulaty rynku jak również sygnały o nieprawidłowościach w wykazywaniu wielkości sprzedaży przez organy kontrolne.

Natomiast w załączniku dodano czynności (dostawę towarów i świadczenie usług) dokonywane przez podatników bez siedziby w Polsce, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT (tzw. unijne zwolnienie podmiotowe) na podstawie art. 113a ustawy. Procedura tego zwolnienia unijnego wynika z dyrektywy Rady (UE) 2020/285, która ma zostać zaimplementowana do krajowego porządku prawnego do 31 grudnia 2024 r. i zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 r. Dodanie wyłączenia z obowiązku fiskalizacji podatników rozliczających się w procedurze SME w Polsce wprowadza się z uwagi na ograniczenia technologiczne. Kasy rejestrujące obecnie funkcjonujące na rynku i posiadające homologację Głównego Urzędu Miar nie posiadają funkcjonalności pozwalającej na wprowadzenie numeru identyfikacji podatkowej NIP innego niż polski NIP.  Podmioty korzystające ze zwolnienia na podstawie art. 113a ustawy, zgodnie z wymogami dyrektywy implementowanymi do polskich przepisów o VAT, będą posługiwać się numerem NIP z sufiksem ex, co uniemożliwi korzystanie z kas rejestrujących z uwagi na warunki techniczne. Podobne wyłączenia funkcjonują w odniesieniu do podmiotów rozliczających się w Polsce w innych procedurach szczególnych, tj. o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a i 7 ustawy. Projektowane wyłączenie obejmie podatników bez siedziby działalności w Polsce, którzy zdecydują się na wybór zwolnienia podmiotowego z VAT (unijne zwolnienie podmiotowe). Po potwierdzeniu przez Polskę możliwości korzystania ze zwolnienia na terytorium kraju przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej, podatnik taki zostanie zidentyfikowany na potrzeby zwolnienia przez państwo członkowskie jego siedziby działalności gospodarczej (otrzyma w swoim państwie numer zawierający sufiks EX na potrzeby zwolnienia w Polsce).

W ramach przyznanego prawa do zwolnienia podatnik będzie miał obowiązek składania, w państwie członkowskim siedziby działalności gospodarczej, informacji/raportów kwartalnych, po każdym zakończonym kwartale w zakresie osiąganych w danym kwartale obrotów we wszystkich państwach członkowskich UE.

Oznacza to, że podatnicy mający siedzibę działalności gospodarczej w innym państwie członkowskim niż RP, pomimo że będą wyłączeni z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej, będą raportować kwartalnie o dokonanych w danym kwartale dostawach towarów i świadczonych usługach na terytorium Polski. W konsekwencji pozwoli to na weryfikację rozliczeń tych podatników. Należy przy tym podkreślić, że polskie organy podatkowe będą pozyskiwać na bieżąco informacje kwartalne o transakcjach podatnika dokonanych w kwartale na podstawie przepisów rozporządzenia (UE) nr 904/2010. W odniesieniu do tych podatników organy podatkowe będą dysponowały innymi niż kasy rejestrujące narzędziami weryfikacji wielkość dokonanej sprzedaży.

Wskazanego obowiązku raportowania kwartalnego nie będą mieli natomiast podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT wyłącznie w państwie członkowskim, w którym posiadają siedzibę działalności gospodarczej. Oznacza to, że w przypadku podatników zwolnionych podmiotowo z VAT prowadzących działalność gospodarczą wyłącznie na terytorium Polski obowiązek raportowania kwartalnego nie wystąpi. Tym samym dla nich pozostaje obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W załączniku do rozporządzenia zaproponowano także przełożenie kodów PKWiU na kody CN w kategoriach dotyczących:

a) energii elektrycznej, paliw gazowych, pary wodnej, gorącej wody i powietrza do układów klimatyzacyjnych (PKWiU 35),

b) wody w postaci naturalnej (PKWiU 36).

Zmiany w załączniku do rozporządzenia

Przepisy przejściowe i przepis końcowy

Przepisy § 6 i 7 projektowanego rozporządzenia zawierają regulacje przejściowe w zakresie stosowania przez podatników zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji.

Zgodnie z § 6 ust. 1 projektowanego rozporządzenia podatnicy, którzy przestali spełniać warunki do zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przed dniem wejścia w życie rozporządzenia 2023, w celu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej stosują terminy określone w rozporządzeniu 2023.

W § 6 ust. 2 rozporządzenia zawarto uregulowanie, zgodnie z którym, jeśli podatnik rozpoczął prowadzenie ewidencji czynności wymienionych w poz. 39 lub 40 załącznika do rozporządzenia 2023, (dostawa towarów i świadczenie usług przy zastosowaniu automatów), zwolnienia, o którym mowa w § 2, w zakresie tych czynności, nie stosuje się. W odniesieniu do pozostałych czynności wymienionych w załączniku podatnik może skorzystać ze zwolnienia.

Przepis § 6 ust. 3 projektowanego rozporządzenia stanowi z kolei, że podatnicy, którzy przed dniem 1 stycznia 2025 r. byli obowiązani do ewidencjonowania lub przestali spełniać warunki do zwolnień o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia 2023 - z tytułu wartości sprzedaży, nie mogą korzystać ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 1.

Analogiczne rozwiązanie zastosowano również w § 6 ust. 4 projektowanego rozporządzenia tj. podatnicy, którzy przed dniem 1 stycznia 2025 r. przestali spełniać warunki do zwolnień, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia 2023, nie mogą korzystać ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 3.

W § 7 ust. 1 uregulowano zasady stosowania zwolnień dla podatników dokonujących określonych czynności, które tracą zwolnienia na mocy regulacji projektowanego rozporządzenia.

W okresie przejściowym, tj. od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2025 r., zarówno podatnicy, którzy kontynuują lub rozpoczynają dostawę towarów lub świadczenie usług, objętych do dnia 31 grudnia 2024 r. zwolnieniem z obowiązku prowadzenia ewidencji na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia 2023 r. (poz. 39 i 40 załącznika do rozporządzenia 2023), jak i podatnicy, którzy rozpoczynają w tym okresie dostawy towarów lub świadczenie usług wskazane powyżej - nie będą obowiązani do ich ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących. Zgodnie bowiem z § 7 ust. 1 rozporządzenia w przypadku podatników, którzy w okresie od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2025 r. kontynuują lub rozpoczynają dostawę towarów lub świadczenie usług, które do 31 grudnia 2024 r. były zwolnione z obowiązku ewidencjonowania na podstawie § 2 ust. 1, w związku z poz. 39 i 40 załącznika do rozporządzenia 2023, dostawa tych towarów i świadczenie tych usług do 31 grudnia 2025 r. są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania.

W ust. 2 § 7 tegoż rozporządzenia okres przejściowy (zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji do 31 grudnia 2025 r.) przewidziano dla podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 1-4, którzy:

• w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 grudnia 2025 r. kontynuują lub rozpoczynają świadczenie usług parkingu samochodów i innych pojazdów,
• przed dniem 1 stycznia 2025 r. zaprzestali świadczenia ww. usług, a następnie w okresie od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 31 grudnia 2025 r. rozpoczną świadczenie tych usług.

W § 8 projektu przewiduje, że przepisy rozporządzenia wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2025 r., z wyjątkiem regulacji dotyczących § 4 ust. 1 pkt 1 lit. w oraz pkt 2 lit. n i o oraz ust. 3 pkt 2 lit. e, tj.:

• dostawy towarów przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar,
• świadczenia usług parkingu samochodów i innych pojazdów, a także przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej) - innych niż usługi wymienione w lit. m (tzn. usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług), oraz
• świadczenia usług przy użyciu urządzeń objętych obowiązkiem prowadzenia ewidencji od pierwszej złotówki, w tym wydających bilety, w zakresie usług publicznego transportu zbiorowego,

dla których planuje się termin wejścia w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

Redakcja podatki.biz