Księgi handlowe krok po kroku (14) Inwentaryzacja – informacje wstępne

Często zdarzyć się może, że poszczególne stany ewidencyjne posiadanych przez nas składników majątkowych, które wykazujemy na kontach księgowych, będą różnić się od rzeczywistego stanu tych składników. Przykładowo zaksięgowaliśmy 100 komputerów, a w rzeczywistości mamy ich 101; w magazynie trzymamy 1000 ton produktu do sprzedaży, ale nasze księgi wykazują 1050 ton. Podstawowym celem inwentaryzacji jest właśnie porównanie i weryfikacja danych wynikających z prowadzonych przez nas ksiąg rachunkowych ze stanem faktycznym.

W zależności od specyfiki jednostki gospodarczej inwentaryzacja służyć może również rozliczeniu kasjerów, sprzedawców, osób pracujących w magazynach, a także wszystkich innych osób, które ponoszą odpowiedzialność za powierzone im mienie

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji

Konieczność przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z przepisów ustawy o rachunkowości.

Już na samym początku ustawy, w art. 4 ust. 3, wskazane jest, że rachunkowość jednostki obejmuje między innymi okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

Pośrednio obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika również z zapisu, zgodnie z którym jednostki są zobligowane rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Trzeba tu zaznaczyć, że dane, które wykazuje się w sprawozdaniu finansowym, mogą być wiarygodne w zasadzie jedynie w sytuacji, gdy zostały zweryfikowane ze stanem faktycznym.

Cel inwentaryzacji

Podstawowe cele przeprowadzenia inwentaryzacji to:

• ustalenie faktycznego (rzeczywistego) stanu aktywów i pasywów jednostki,
• porównanie rzeczywistych danych uzyskanych podczas inwentaryzacji z danymi wykazanymi w księgach rachunkowych,
• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie jednostki.

Co do zasady ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku, dokonywane w trakcie inwentaryzacji, może odbywać w formie:

• spisu z natury,
• potwierdzenia sald,
• porównania stanów określonych w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi.

Wybór formy inwentaryzacji nie jest dowolny, ale o tym za chwilę.

Co podlega inwentaryzacji?

Zastanówmy się teraz, jakie składniki podlegają inwentaryzacji. Otóż, czynności inwentaryzacyjne muszą dotyczyć przede wszystkim:

...