PKPiR krok po kroku (19) Dokumenty w formie elektronicznej i języku obcym. Wady formalne dokumentów

Podatnicy księgujący dokumenty wystawione w języku obcym często mają wątpliwości, dotyczące konieczności ich tłumaczenia.

Wątpliwość tę rozstrzyga rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR w paragrafie 11, w którym czytamy:

„Zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.”

Zatem dla celów zapisu w PKPiR trzeba przetłumaczyć w razie konieczności odpowiednie fragmenty.

Ale czy trzeba tłumaczyć cały dokument?

Podatnicy, prowadząc rachunkowość na podstawie ustawy o rachunkowości, nie mają takich problemów. Ustawa zezwala na traktowanie dowodów w języku obcym tak jak dowodów w języku polskim, a w art. 21 ust. 5 wprowadza jedynie wymóg wiarygodnego przetłumaczenia na język polski – na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta – treści wskazanych przez nich dowodów sporządzonych w języku obcym.

A jak postępować w przypadku prowadzenia PKPiR?

Rozporządzenie stwierdza w par. 11 ust. 4, że dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. 

Przepis ten ze względów oczywistych nie odnosi się jednak do kontrahentów zagranicznych.

Zatem dowód źródłowy można pozostawić w języku obcym bez tłumaczenia, jeżeli jest wystarczająco jasny dla osoby dokonującej zapisów w PKPiR – z zastrzeżeniem konieczności tłumaczenia pozycji odnoszących się do przedmiotu operacji. Tłumaczenie to można dołączyć do dokumentu oryginalnego, oznaczając je odpowiednim numerem umożliwiającym powiązanie zapisu umieszczonego w PKPiR.

Dokumenty w formie elektronicznej w relacjach z kontrahentami

Na początku problem do rozwiązania - W jaki sposób zapewnić, aby adres e-mail w brzmieniu jan1025@gmail.com jednoznacznie identyfikował Twojego kontrahenta? Czy taki adres może służyć przekazywaniu dokumentów w postaci elektronicznej, które następnie będą wykorzystywane do ewidencjonowania w PKPiR?

Wyjaśnienie

Przepis Ordynacji podatkowej stanowi, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Nie ma zatem przeszkód, aby przekazywać sobie dokumenty w formie elektronicznej. Ale trzeba spełnić trzy podstawowe warunki.

...