Księgi handlowe krok po kroku (15) Spis z natury. Potwierdzenie salda

Spis z natury jest jedną z metod inwentaryzacji. Przeprowadzenie spisu z natury polega na przeliczaniu, ważeniu, mierzeniu poszczególnych składników aktywów posiadanych przez jednostkę, następnie na wycenie ich ilości, porównaniu wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych.

Wyjaśniliśmy sobie już wcześniej, że drogą spisu z natury inwentaryzuje się przede wszystkim środki trwałe, z wyjątkiem tych środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony, oraz gruntów, które są inwentaryzowane drogą weryfikacji. Zastanówmy się teraz, czemu tak naprawdę służy spis z natury środków trwałych.

Przede wszystkim służy on ustaleniu rzeczywistego stanu środków trwałych, własności składników majątkowych, a także wskazaniu tych środków trwałych, które można przeznaczyć do likwidacji, określeniu środków trwałych, które nie są używane na skutek zaprzestania działalności, na potrzeby której były nabyte lub wytworzone, ujawnieniu wykonywanych przeróbek i modernizacji i wreszcie rozliczeniu osób materialnie odpowiedzialnych.

Przeprowadzając spis z natury, jednostka ustala też, czy posiada obce środki trwałe. Jeśli tak, powinna ona dokonać ich inwentaryzacji na osobnym arkuszu spisowym i poinformować właściciela tych środków o ich stanie.

Zastanawiacie się pewnie, jak się wycenia poszczególne składniki, które wykazujemy w spisie. Otóż, co do zasady wyceny spisanych środków trwałych dokonuje się w wartościach początkowych, równych ich cenom nabycia, kosztom wytworzenia lub wartościom po przeszacowaniu, tzn. po aktualizacji wyceny środków trwałych. Szczegółowo zasadami dokonywania wyceny zajmiemy się nieco później.

Spis z natury dokonywany jest przez komisję spisową. W jej skład zazwyczaj wchodzą dwie osoby. Warto dodać w tym miejscu, że osoba, która odpowiada za powierzone mienie będące przedmiotem spisu, nie może wchodzić w skład komisji spisowej, jednakże powinna być obecna przy spisie.

Komisja wypełnia arkusze spisu. Pamiętajmy, że arkusze spisu są drukami ścisłego zarachowania. Oznacza to, że poszczególne karty powinny być ponumerowane, podpisane i ostemplowane przed rozpoczęciem spisu. Podpisuje je główny księgowy. Arkusze spisu wydawane są przewodniczącemu lub członkom komisji spisowej. Odbiór arkuszy spisowych należy pokwitować.

Arkusze spisu zaliczane są do dokumentów księgowych. Oznacza to, że ich forma musi spełniać wymogi określone w ustawie o rachunkowości dla dowodów księgowych. 

Biorąc pod uwagę, że arkusze spisowe są dokumentami księgowymi, zaistniałe w nich błędy poprawia się poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń, wpisanie treści poprawnej, daty dokonania poprawki oraz złożenie podpisu uprawnionej osoby.

...