PKPiR krok po kroku (10) Dokumenty i dowody księgowe – Wprowadzenie

Chociaż terminy "dowód księgowy" i "dokument księgowy" są często używane zamiennie, istnieje między nimi istotna różnica:

Dokument księgowy to szerokie pojęcie obejmujące wszelkie dokumenty związane z działalnością gospodarczą firmy, które zawierają informacje o operacjach finansowych i gospodarczych. Mogą to być faktury, rachunki, wyciągi bankowe, listy płac, umowy, noty korygujące, uznaniowe, obciążeniowe itp.

Dowód księgowy to specyficzny rodzaj dokumentu księgowego, który spełnia określone wymogi formalne i stanowi podstawę do zapisów w księgach rachunkowych. Innymi słowy, każdy dowód księgowy jest dokumentem księgowym, ale nie każdy dokument księgowy jest dowodem księgowym.

Aby właściwie rozumieć zagadnienia związane z dowodami i dokumentami księgowymi, dobrze przyjąć pewną systematykę ich nazewnictwa. Mimo, iż omawiamy zagadnienia związane z PKPiR, możemy przyjąć systematykę wskazaną w ustawie o rachunkowości – odpowiada ona bowiem typowemu przebiegowi operacji gospodarczych, wspólnemu dla wszystkich przedsiębiorców i organizacji, bez względu na rodzaj prowadzonej rachunkowości.

Podział ten wygląda następująco.

Dowody zewnętrzne obce – to te otrzymane od kontrahentów.

Dowody zewnętrzne własne - przekazujemy w oryginale kontrahentom.

Dowody wewnętrzne dotyczą operacji wewnątrz jednostki.

W obrębie jednostki powstają poza tym dowody zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów księgowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Jednostka sporządza również dowody korygujące poprzednie zapisy, dowody zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego oraz dowody rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

...