PKPiR krok po kroku (11) Opisywanie i numerowanie dowodów księgowych

Opisując i numerując dowody księgowe trzeba zachować pewne zasady szczegółowo określone w przepisach - i odnosi się to również do dowodów księgowych ujmowanych w PKPiR.

Zgodnie z objaśnieniami do sposobu prowadzenia PKPiR, umieszczonymi w rozporządzeniu, kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu. To pierwszy z numerów, znajdujących się na dowodzie księgowym.

Natomiast w kolumnie 3 należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu – to drugi numer umieszczony na dowodzie księgowym, który możemy określić jako numer własny dowodu  księgowego.

Stosując tę zasadę będziemy mogli zawsze zapewnić realizację innego wymogu rozporządzenia – czyli powiązania konkretnego dowodu księgowego z konkretnym zapisem w PKPiR.

Systematyka numeracji dowodów nie jest określona w przepisach – ustala ją samodzielnie podatnik. Musisz  jednak pamiętać, że numery muszą być unikalne – i przyjęta systematyka powinna to zapewnić.

Prawidłowe zatem będzie numerowanie dowodów od początku w każdym miesiącu, jeśli numer będzie zawierał oznaczenie tego miesiąca – zapewni to niepowtarzalność numeru.

Można też zmienić sposób numeracji dowodów w trakcie roku – przy zachowaniu zasady umożliwienia powiązania dokumentu z zapisem w PKPiR i wyeliminowaniu możliwości powtórzenia się numeru nie jest to zabronione, chociaż może wprowadzić pewien bałagan.

Kolejne numery faktur VAT

Ciekawy problem pojawił się przy okazji wprowadzania systemów elektronicznego generowania dokumentów sprzedaży. Jedna z firm, wprowadzających taki system chciała przyjąć system numeracji dowodów księgowych kolejnymi numerami – bez względu na ich rodzaj. Czyli np. jeśli firma wystawiła kolejno fakturę VAT, notę księgową wewnętrzną, fakturę korygującą VAT, dowód przesunięcia międzymagazynowego i kolejną fakturę VAT – to nosiłyby one numer odpowiednio 1, 2, 3, 4 i 5.

Firma miała wątpliwość, czy taki system numeracji może zostać zastosowany – w kontekście przepisów ustawy o VAT, nakazujących nadawanie fakturom numerów kolejnych.

...