PKPiR krok po kroku (8) Memoriałowo i kasowo 

Zacznę od informacji, że każdy prowadzący Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów ma możliwość wyboru jednej z dwóch metod dokonywania zapisów. Metody te to metoda memoriałowa i metoda kasowa. Możliwość ta wynika wprost z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oto przepis (nie martwcie się, jeśli przy pierwszej jego lekturze wyda Wam się nie całkiem zrozumiały – konsekwencje poszczególnych zapisów za chwilę omówię na przykładach):

Art. 22

„(…)

4. Koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5, 6 i 10, są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (metoda kasowa – dop. R.G.).

(…)

6. Zasady określone w ust. 5–5c (metoda memoriałowa – dop. R.G.), z zastrzeżeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego”.

Przywołane przed chwilą przepisy:

„5. U podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b”.

„5a. Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

1) sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo

2) złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

– są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody”.

„5b. Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w ust. 5a pkt 1 albo pkt 2, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane jest zeznanie”.

„5c. Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą”.

„6b. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, o których mowa w ust. 6, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu”.

„5e. Koszty zaniechanych inwestycji są potrącalne w dacie zbycia inwestycji lub ich likwidacji”.

„6ba. Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z zastrzeżeniem ust. 6bc, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji  w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55”.

„6bb. Składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone:

1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;

2) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia tym terminom do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d.”.

„6bc. Wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych, w części finansowanej przez podmiot zatrudniający w rozumieniu tej ustawy, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37a, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są one należne, pod warunkiem, że zostaną odprowadzone w terminie określonym w tej ustawie. W przypadku uchybienia temu terminowi do wpłat tych stosuje się przepisy art. 23 ust. 1 pkt 55aa.”

„7b. Koszty prac rozwojowych mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów:

1) w miesiącu, w którym zostały poniesione albo począwszy od tego miesiąca w równych częściach w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy, albo

2) jednorazowo w roku podatkowym, w którym zostały zakończone, albo

3) poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane zgodnie z art. 22m ust. 1 pkt 3 od wartości niematerialnych i prawnych, o których mowa w art. 22b ust. 2 pkt 2”.

Jak zapewne zauważyliście, poszczególne ustępy cytowanego artykułu 22 ustawy nie są uporządkowane w kolejności występującej w ustawie – mam wrażenie, że czytane w umieszczonej wyżej kolejności będą bardziej zrozumiałe.

Co wynika z artykułu 22?

Zasadą generalną jest to, że podatnicy prowadzący PKPiR koszty uzyskania przychodów potrącają tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (ustęp 4).Wszyscy, którzy stosują się do tej zasady, dokonują zapisów metodą, która nazywana jest metodą kasową.

Podatnicy opodatkowani podatkiem dochodowym od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym potrącają w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Ta metoda określana jest jako metoda memoriałowa. Jest ona obowiązkowa dla prowadzących księgi rachunkowe.

...