Wynagrodzenie wypłacone z opóźnieniem, odsetki za zwłokę – składki ZUS i PIT

Nieterminowa wypłata wynagrodzenia to sytuacja, która rodzi dla pracodawcy obowiązek zapłaty odsetek za zwłokę. Kwestia ich opodatkowania i oskładkowania bywa czasami niejasna – wyjaśniamy obowiązujące w tym zakresie zasady.

Opodatkowanie odsetek za zwłokę

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 21 ust. 1 pkt 95 jednoznacznie zwalnia z tego podatku odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń. Oznacza to, że pracodawca nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od tych należności. Pracownik również nie musi wykazywać ich w swoim rocznym zeznaniu podatkowym (PIT-37, PIT-36 itp.).

Odsetki od zaległego wynagrodzenia a składki na  ubezpieczenie społeczne i zdrowotne

Kwestia oskładkowania odsetek za zwłokę nie jest uregulowana wprost w przepisach. Jednak dominuje interpretacja, zgodnie z którą odsetki te nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) ani ubezpieczenie zdrowotne.

Argument za brakiem oskładkowania odsetek za zwłokę opiera się na ich charakterze. Są one świadczeniem o charakterze odszkodowawczym, mającym zrekompensować pracownikowi szkodę poniesioną w związku z opóźnieniem w wypłacie wynagrodzenia. Nie są one świadczeniem związanym z pracą, a jedynie rekompensatą za nienależyte wykonanie umowy o pracę przez pracodawcę.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w swoich interpretacjach indywidualnych wielokrotnie potwierdzał, że odsetki za zwłokę w wypłacie wynagrodzenia nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Odsetki od zaległego wynagrodzenia jako koszt uzyskania przychodów

Zarówno zaległe wynagrodzenie jak i odsetki, należne z tytułu opóźnienia do momentu ich faktycznej wypłaty nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

Po ich wypłacie będą zwiększać podatkowe koszty uzyskania (oczywiście pod warunkiem prawidłowego udokumentowania).

Warto zauważyć, że dla uznania wypłaconych odsetek za koszt uzyskania przychodu nie ma znaczenia, czy zostały one ustalone wyrokiem sądowym w wyniku powództwa pracownika, czy też zostały wypłacone dobrowolnie. Jednak ich wysokość nie powinna przekraczać wartości odsetek ustawowych za zwłokę.

Zgodnie z art. 359 §2 Kodeksu cywilnego jeżeli wysokość odsetek nie jest w inny sposób określona, należą się odsetki ustawowe w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 3,5 punktów procentowych.

Obecnie (05.08.2024 r.) to 5,75 proc. + 3,5 proc. = 9,25%

Podsumowanie

Odsetki za zwłokę w wypłacie wynagrodzenia są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) i co do zasady nie zwiększają podstawy naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Faktycznie wypłacone przez przedsiębiorcę zaległe wynagrodzenia i odsetki stanowią dla niego koszt uzyskania przychodu.

Redakcja podatki.biz