Księgi handlowe krok po kroku (7) Dowody księgowe

Do ksiąg rachunkowych trzeba wprowadzać wszystkie zdarzenia, które miały miejsce w każdym miesiącu sprawozdawczym, a podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Ustawa o rachunkowości nazywa je dowodami źródłowymi.

Dowody źródłowe dzielimy na dowody:

1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne – dotyczące operacji dokonywanych wewnątrz jednostki.

W tym odcinku najważniejsze informacje o dowodach księgowych. Dowiesz się między innymi jak się je klasyfikuje, jakie są zasady i czas ich przechowywania i kiedy można je udostępnić osobom trzecim. Do spraw związanych z dowodami i dokumentami księgowymi będziemy wielokrotnie wracać – dzisiejsza lekcja stanowi sprowadzenie do tej tematyki.

W każdym tygodniu będziesz mieć możliwość zapoznania się z nowymi odcinkami i uzyskasz dostęp do kolejnych testów sprawdzających uzyskaną wiedzę. Punkty zdobywane za poprawne odpowiedzi przybliżają Cię do uzyskania imiennego certyfikatu ukończenia kursu, a także wpływają na Twoją pozycję w rankingu uczestników w serwisie podatki.edukacja. Informacje o nowych odcinkach znajdziesz zarówno w sekcji tematycznej podatki.edukacja, jak i w codziennym biuletynie podatki.biz.

Dodajmy, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również:

1. sporządzone przez jednostkę dowody zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
2. dowody korygujące poprzednie zapisy,
3. dowody zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, oraz
4. dowody rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Ważne

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Elementy dowodów księgowych

Prawidłowo wystawiony dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Wskazówka

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa we wskazanych wyżej:

1. pkt 1–3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,
2. pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

...