PKPiR krok po kroku (4) Cel, zadania i konstrukcja księgi

Czy zastanawialiście się kiedyś, jaka jest rola ewidencji księgowych? Czemu i komu służą, dlaczego dokonywanie zapisów jest ściśle sformalizowane, a dokumenty, na podstawie których dokonujemy wpisów, muszą spełniać określone warunki? Pierwsza odpowiedź, jaka się nasuwa, to funkcja fiskalna ewidencji. Poprzez ścisłe regulowanie techniki dokonywania wpisów, cech, jakie muszą mieć dokumenty księgowe, sposobu oznaczania dokumentów i ich wzajemnych powiązań fiskus uzyskuje zbiór danych, dzięki któremu może dokonać kontroli poprawności rozliczeń podatkowych i ustalenia wyniku finansowego.

Zauważycie za chwilę, czytając o konstrukcji PKPiR, że ma ona zasadniczo dwie części – przychodową i kosztową. A to różnica pomiędzy przychodami i kosztami wyznacza wartość dochodu. Mówiąc obrazowo:

przychody wykazane w PKPiR – koszty uzyskania przychodów wykazane w PKPiR
= informacja dla fiskusa o dochodzie, który podatnik musi opodatkować.

Ale ewidencje księgowe nie służą przecież tylko fiskusowi. Zarządzający podmiotami prowadzącymi działalność w większym rozmiarze dzięki właściwie prowadzonym księgom mogą uzyskać informacje o stanie przedsiębiorstwa: o tendencjach, niebezpieczeństwach i zagrożeniach, o bieżącej sytuacji finansowej, przewidywanych wskaźnikach płynności itp. Dzięki księgom mogą zauważyć nieprawidłowości i nadużycia. To dlatego osoby działające w szarej strefie prowadzą często księgowość – a raczej podwójną księgowość – jedną dla fiskusa, drugą dla siebie. Gdyby nie informacyjna funkcja ksiąg, nie zadawaliby sobie tego trudu.

Przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia PKPiR, mimo że ta ewidencja nie jest tak szczegółowa jak księga rachunkowa, dzięki odpowiednim technikom zapisów mogą również uczynić z niej narzędzie diagnostyki sytuacji w firmie. Ważne jest, by rozumieć rolę księgowości jako narzędzia do gromadzenia i przetwarzania informacji, w uzupełnieniu do jej roli fiskalnej. Wtedy przepisy rozporządzania w sprawie prowadzenia PKPiR staną się tylko jedną z wytycznych.

Konstrukcja PKPiR

Ramy konstrukcyjne (czyli po prostu budowa) PKPiR zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – będziemy je dalej nazywali rozporządzeniem. To zasadniczy akt prawny dla prowadzących podatkową księgę, do którego będziemy często wracać. 

Wskazówka

Pamiętajcie, że linki do ujednolicanych okresowo aktów prawnych znajdziecie w naszych ćwiczeniach i odnośnikach do przepisów umieszczanych w lekcjach. Dobrym i pewnym zewnętrznym źródłem ujednoliconych przepisów jest Internetowy System Aktów Prawnych (ISAP) na stronie Sejmu RP: sejm.gov.pl

Rozporządzenie określa sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, a także terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.

Obecnie w większości firm PKPiR ma roboczo formę zdematerializowaną – prowadzona jest w postaci elektronicznej, za pomocą jednego z wielu dostępnych programów księgowych.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność w mniejszym rozmiarze czasami jednak dokonują zapisów w papierowej wersji księgi, która ma postać tabeli składającej się z 7 kolumn – w wersji uproszczonej dla rolników prowadzących działalność gospodarczą, oraz 17 kolumn – w wersji przeznaczonej dla pozostałych podatników.

Każda z kolumn ma swoje przeznaczenie, w większości ściśle definiowane przez rozporządzenie. Są jednak wyjątki, o których nieco później. Oczywiście stosowane programy księgowe funkcjonalnie odwzorowują tę postać księgi.

...