Księgi handlowe krok po kroku (8) Wymagania stawiane księgom. Odpowiedzialność karna

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Zasada ta wynika z art. 24 ustawy o rachunkowości. Warto sprawdzić jednak, co tak naprawdę oznaczają te pojęcia. Niepoprawne prowadzenie ksiąg może bowiem skutkować wieloma niemiłymi konsekwencjami.

Rzetelność ksiąg rachunkowych

Co do zasady księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Księgi rachunkowe są natomiast prowadzone bezbłędnie, jeśli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Kolejną cechą ksiąg ma być sprawdzalność. Muszą one umożliwiać w prosty sposób stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. W szczególności chodzi o to, aby udokumentowanie zapisów pozwalało na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. Zapisy powinny być uporządkowane chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera musi być natomiast zapewniona kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych. Dodatkowo musi być zapewniony dostęp do zbiorów danych pozwalających – bez względu na stosowaną technikę – na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Jeśli chodzi natomiast o uznanie ksiąg rachunkowych za prowadzone bieżąco, trzeba zaznaczyć, że będą one miały taki przymiot, jeżeli:

...