Ustawa o sygnalistach - nowe obowiązki dla pracodawców

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, która wejdzie w życie 25 września 2024 r., z wyjątkiem przepisów dot. zgłoszeń zewnętrznych, które wejdą w życie 25 grudnia br., pracodawca będzie musiał opracować procedurę zgłoszeń wewnętrznych określającą zasady przyjmowania takich zgłoszeń i stworzyć kanały do ich przyjmowania. Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej przygotowało zestaw materiałów zawierających najważniejsze informacje na temat ochrony sygnalistów. 

Najważniejsze informacje o ochronie sygnalistów

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U poz. 928) określa w szczególności:

• definicje, m.in. organu publicznego oraz podmiotu prawnego (zobowiązanych do utworzenia kanałów zgłoszeń), działań następczych czy też działań odwetowych;
• zakres przedmiotowy naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu;

Przepisy chroniące sygnalistę mają zastosowanie do naruszeń prawa przewidzianych przez dyrektywę 2019/1937 oraz do wszystkich naruszeń prawa w odpowiadających tym obszarom dziedzinach prawa krajowego (np. zamówień publicznych, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska).

Dodatkowo rozszerzono zakres przedmiotowy ustawy o:

1. konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela (lecz tylko występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z pozostałymi dziedzinami wskazanymi w projektowanej ustawie),
2. korupcję,

• status prawny sygnalisty;

Ochrona przysługuje sygnaliście niezależnie od formy świadczenia pracy lub pełnienia służby (m.in. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, prowadzenie działalności gospodarczej, wolontariat czy służba wojskowa).

Ochroną są objęci też sygnaliści dokonujący zgłoszenia lub ujawnienia publicznego przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę pracy, lub gdy taki stosunek już ustał.

Ustawa obejmuje ochroną także:

1. osoby fizyczne, które zgłoszą lub ujawnią publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą,
2. osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia,
3. osoby powiązane z sygnalistą,
4. osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne pomagające lub powiązane z sygnalistą (w szczególności stanowiące własność lub zatrudniające sygnalistę);

• warunki objęcia ochroną sygnalistów;

Status sygnalisty jest pochodną dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub zgłoszenia zewnętrznego bądź ujawnienia publicznego.

Dodatkowo, sygnalista powinien mieć uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa (w rozumieniu ustawy).

Ochrona przysługuje od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

• zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem wewnętrznych kanałów;

Na podmioty prawne na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób został nałożony obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Nie dotyczy to podmiotów działających w sektorze finansowym (m.in. banki, fundusze inwestycyjne), które mają obowiązek stworzenia kanałów zgłoszeń w każdym przypadku.

Wyłączone z ww. obowiązku są gminy lub powiaty liczące mniej niż 10 000 mieszkańców.

• zgłaszanie naruszeń za pośrednictwem zewnętrznych kanałów;

Na organy publiczne został nałożony obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń zewnętrznych, jak również obowiązek wydania zaświadczenia o podleganiu sygnalisty ochronie przewidzianej w ustawie, w przypadku gdy sygnalista zwróci się z takim żądaniem.

Organ publiczny będzie także:

1. przyjmował zgłoszenie,
2. przekazywał je zgodnie z właściwością, gdy zgłoszenie nie będzie należało do jego właściwości,
3. rozpatrywał zgłoszenia należące do jego właściwości,
4. podejmował działania następcze,
5. przekazywał zgłaszającemu informację zwrotną.

Dodatkowo na organ publiczny zostanie nałożony obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych oraz rocznych sprawozdań zawierających dane dot. zgłoszeń zewnętrznych.

• zadania Rzecznika Praw Obywatelskich;

Rolą RPO jest przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych, w tym wstępna weryfikacja zgłoszenia i  nadanie sprawie dalszego biegu przez skierowanie zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub – w zakresie konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – rozpatrzenie zgłoszenia i podjęcie działań następczych.

Dodatkowo RPO będzie udzielał sygnalistom środków wsparcia (np. porad nt. praw i środków ochrony prawej).

Na RPO został również nałożony obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania dot. zgłoszeń zewnętrznych (na podstawie sprawozdań uzyskanych od organów publicznych) i przekazywania go do Komisji Europejskiej oraz do Sejmu i Senatu.

• zasady ujawnienia publicznego;

Ujawnienie takie jest objęte ustawową ochroną, gdy ujawniający dokona w pierwszej kolejności zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego lub od razu zgłoszenia zewnętrznego, ale w odpowiedzi na zgłoszenie nie zostaną podjęte w terminie żadne odpowiednie działania.

• środki ochrony sygnalistów obejmujące:

1. zakaz działań odwetowych (np. zakaz wypowiedzenia stosunku pracy),
2. odwrócony ciężar dowodu (na stosującym działanie odwetowe będzie spoczywał ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym),
3. odszkodowanie za dopuszczenie się działań odwetowych,
4. zakaz zrzeczenia się ochrony przyjętej w projektowanej ustawie,
5. sankcje.

Ustawa wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, tj. 25 września 2024 r. Natomiast przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych wejdą w życie w terminie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia, tj. 25 grudnia 2024 r.

Nagrania ze spotkań eksperckich

Sygnaliści w pytaniach i odpowiedziach

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą jest osobą zgłaszającą naruszenie prawa o których dowiedział się w związku z pracą. Sygnalistą może być każdy narażony na działania odwetowe po dokonaniu zgłoszenia.

Co odróżnia sygnalistę od innych zgłaszających np. składających zawiadomienie o przestępstwie?

Sygnalista uzyskuje informacje o naruszeniu w trakcie i w związku z pracą. Nie jest przypadkowym świadkiem zdarzenia.

Dlaczego ustawa o ochronie sygnalistów jest konieczna?

Decyzja osoby o zgłoszeniu naruszeniu pociąga za sobą ryzyko negatywnych konsekwencji ze strony pracodawcy. Taki pracownik jako strona ewidentnie słabsza może zostać pozbawiony awansu, podwyżki, nagrody, wreszcie pracodawca wskutek mobbingu może zmusić sygnalistę do złożenie wypowiedzenia umowy o pracy.

Ustawa ma na celu zapewnienie ochrony takim osobom.

Czy sygnalistą może być tylko pracownik?

Nie, ale przyjmuje się że będzie to zazwyczaj pracownik. Sygnalistą może być każdy. Każdy kto ma w związku z pełnionymi obowiązkami uzyskuje informacje o naruszeniu i zdecyduje się dokonać zgłoszenia.

Jak sygnalista może zgłosić naruszenie prawa?

Do odpowiedniej komórki we własnej organizacji/pracodawcy (zgłoszenie wewnętrzne), do organu publicznego (zgłoszenie zewnętrzne). Trzecia opcją jest ujawnienie publiczne, ale nie jest to preferowane rozwiązanie. Sygnalista w takim wypadku dokonuje publicznego ujawnienia nieprawidłowości w wyjątkowych sytuacjach.

Jakie obowiązki będzie miał pracodawca w związku z ustawą o ochronie sygnalistów?

Pracodawca będzie musiał opracować procedurę zgłoszeń wewnętrznych określającą zasady przyjmowania takich zgłoszeń i stworzyć kanały do ich przyjmowania.

Jaka ochrona przysługuje sygnaliście?

Sygnalista będzie mógł wystąpić z roszczeniem o zadośćuczynienie lub odszkodowanie. Ponadto osoby przyjmujące zgłoszenia są obowiązane zachować tożsamość sygnalisty w tajemnicy.

Kiedy wystąpią działania odwetowe?

Działania odwetowe to wszelkie działania zmierzające do pogorszenia statusu sygnalisty w związku z dokonaniem zgłoszenia. Musi wystąpić związek między zgłoszeniem a działaniem odwetowym.

Czy dokonanie zgłoszenie będzie obowiązkowe?

Nie, ustawa nie wprowadza obowiązku dokonywania zgłoszeń. Decyzja o zgłoszeniu naruszenia będzie własną decyzją każdego potencjalnego sygnalisty bez obowiązku wynikającego z prawa.

Czemu służy samo zgłoszenie naruszenie prawa?

Zgłoszenie naruszenia prawa ma pozwolić na podjęcie działań przed wystąpieniem skutków takiego naruszenia lub je maksymalnie zminimalizować. Dlatego konieczne jest stworzenie systemu ochrony sygnalistów. Każdy pracownik powinien mieć świadomość o możliwości zgłoszenia.

źródło: www.gov.pl