PKPiR krok po kroku (13) - Noty księgowe w PKPiR

Nota księgowa jest jednym z tych dowodów księgowych, które zaliczamy do dowodów własnych - przy czym w przypadku not czasem będziemy dokumentować operację dokumentem własnym wewnętrznym, a czasem nota będzie pochodziła od podmiotu zewnętrznego.

Noty księgowe stosujemy w sytuacji, w której przepisy nie przewidują wystawienia faktury lub rachunku. Do takich sytuacji dochodzi bardzo często.

Oto przykład.

Przedsiębiorca podpisał umowę na wybudowanie drogi wyjazdowej. Niestety,  z powodów niezależnych od siebie musiał od niej odstąpić. Umowa zawierała klauzulę, że w takim przypadku zamawiający może obciążyć wykonawcę karą gotówkową, do wysokości 10 000 zł.

Jak sądzisz - czy ewidencjonowanie kosztu tej kary, zakładając, że stanowi ona koszt uzyskania, nastąpi na podstawie:

1. faktury VAT;
2. noty księgowej uznaniowej czy
3. noty księgowej obciążeniowej?

I dalsza część tego problemu.

Jeśli zaprosisz zamawiającego przed podjęciem decyzji w sprawie wysokości kary i ustalisz, że dobrowolnie zapłacisz kwotę 5 000 zł, a zamawiający przyjmie tę ofertę pod warunkiem dokonania wpłaty w określonym terminie, to udokumentujesz tę operację

1. fakturą VAT;
2. notą księgową uznaniową czy
3. notą księgową obciążeniową?

Wyjaśnienie

W przypadku, w którym to zamawiający podjął decyzję o wysokości kary umownej, którą Cię obciąży, to on najczęściej wystawi notę księgową obciążeniową. Będzie to wtedy dokument wewnętrzny własny dla wystawcy noty, a zewnętrzny dla Ciebie.

Zamawiający nie wystawi faktury VAT, bowiem opisana w przykładzie kara nie stanowi dostawy w rozumieniu ustawy VAT.

W tym drugim przypadku najczęściej to Ty wystawisz notę księgową uznaniową – mówiąc kolokwialnie uznasz prawo zamawiającego do kwoty 5 000 zł.

W obu tych przypadkach nota będzie stanowiła dowód przeprowadzenia operacji i podstawę ich zaewidencjonowania.

Noty księgowe stosować będziemy również w sytuacjach dokumentowania rozliczeń związanych ze wspólnym przedsięwzięciem (tzw. przedsięwzięciem konsorcjalnym), obciążenia odsetkami za zwłokę, korygowania błędów na niektórych dokumentach księgowych, dokumentowania zwolnienia z długu i w innych sytuacjach, których nie dokumentują faktury, rachunki czy innego rodzaju dowody księgowe.

Szczególną postacią noty jest nota kompensacyjna – określa ona kwoty dokonywanych potrąceń z zobowiązań wzajemnych.

...