PKPiR krok po kroku (21) Dostawa bez faktury na przełomie roku, zaginiony dowód, duplikaty w PKPiR 

Wiele problemów praktycznych z dokonywaniem zapisów w PKPiR pojawia się na przełomie roku. To sytuacja, w której część wydatków następuje w starym roku, a dokumenty je poświadczające noszą datę roku kolejnego.

W przypadku towarów handlowych i materiałów nie ma to znaczenia. Jak już wiesz,  brak faktury nie stanowi przeszkody do ujęcia dostawy – księguje się ją wtedy na podstawie szczegółowego opisu.

Problem

A jak należy postąpić w sytuacji, w której wykonawca wykonał na podstawie umowy w grudniu remont okien. W tym samym miesiącu otrzymał wynagrodzenie, które pokwitował. Obiecał wystawić rachunek, ale zrobił to dopiero w styczniu roku kolejnego – i rachunek nosi datę styczniową.  

Czy koszt remontu należy ująć w księdze w grudniu, w styczniu a może to nabywca zdecyduje o miesiącu ujęcia kosztu?

Wyjaśnienie

Jak już wiesz, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących PKPiR, uważa się dzień wystawienia faktury albo rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu.

W przypadku kosztów pośrednich, a z takim mamy tu do czynienia, zasada ta dotyczy zarówno prowadzących PKPiR metodą uproszczoną jak i memoriałową.

W naszym pytaniu tak naprawdę chodzi o to, co będzie dowodem poniesienia kosztu.

Jeśli na podstawie umowy i dowodu zapłaty należności sporządzisz własny wewnętrzny dowód kosztowy, to będzie można zaksięgować koszt w miesiącu jego sporządzenia – i nie trzeba wtedy czekać na fakturę. Jeśli jednak takiego dowodu nie sporządzisz, wtedy zaksięgujesz koszt z datą, jaką będzie nosiła faktura.

Dowód księgowy zagubiony lub zniszczony po dostawie towaru lub poniesieniu kosztu

W wyniku wydarzeń losowych dowody księgowe mogą ulec zniszczeniu. Zdarza się też utrata dokumentów wynikająca z zapomnienia czy niedbałości. Brak dokumentów stwierdzamy najczęściej w wyniku kontroli wewnętrznej, trochę gorzej jest, jeśli następuje to w trakcie postępowania kontrolnego czy sprawdzającego.

Z sytuacją można jednak sobie poradzić – dokumenty trzeba albo odtworzyć – a jeśli się nie uda – udokumentować poniesienie kosztu w inny sposób.

Jak wspominałem, Ordynacja podatkowa nakazuje uznać za dowód wszystko, co może pomóc w ustaleniu faktycznego przebiegu zdarzeń gospodarczych – w tym i w razie potrzeby zeznania świadków, które połączone z wyciągami z rachunku bankowego, pozostałym dokumentami – np. kasowymi, magazynowymi itp. pozwolą zastępczo udokumentować operację.

Jest jednak dość istotne zastrzeżenie – mówimy tu o dokumentowaniu zapisów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów oraz o podatku dochodowym. W przypadku podatku VAT sytuacja jest inna.  Prawo do odliczenia podatku powstaje w wyniku spełnienia wielu warunków, które muszą bezwzględnie wystąpić. I do powstania prawa do odliczenia podatku niezbędna będzie prędzej czy później faktura VAT.

Na szczęście przepisy o podatku VAT przewidują sytuację zgubienia lub zniszczenia faktury, pozwalając w tym momencie na stosowanie duplikatu do dokumentowania odliczenia podatku.

Jeśli jednak zaginionym dokumentem nie jest faktura VAT, możesz z pewnością rozwiązać problem.

Oto przykład

W wyniku zalania Twojego biura nieczytelna stała się część dokumentów. Po kontakcie z kontrahentami udało się dla większości transakcji uzyskać duplikaty. Jednak część kontrahentów zakończyła w międzyczasie działalność. Jednak w systemie bankowym pozostały dowody zapłat za dostawy i usługi, pozostała również korespondencja e-mail dotycząca warunków świadczenia usługi.

...